0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец служебной записки о возмещении денежных средств

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия . Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки : при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности , подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.

Пример оформления :

Служебная записка
Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО «Сатурн», в сумме 1 200 руб. Основание: доверенность № 1 от 10.01.2003, выданной в соответствии с приказом № 3 от 04.01.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.
Петров И.И. 03.05.2003

Виза бухгалтерии:
Авансовый отчет № 30 от 03.05.2003 представлен.
Бухгалтер Иванова М.И.

Виза руководителя:
Бухгалтерии выдать Иванову И.И. сумму в размере 1 200 руб.
Директор Сидоров А.А.

Авансовый отчет в этом случае составляется и утверждается в общеустановленном порядке . Второй важный совет: чтобы избежать возможных споров с проверяющими, при приобретении товара не для себя, а для предприятия работнику следует оформить покупку от имени предприятия . Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах предприятия может быть как прямое указание на данное предприятие в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности), так и указание на физическое лицо (Ф.И.О. работника предприятия, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

Дополнительным аргументом будет наличие полученной от продавца счет-фактуры , выписанной на предприятие в соответствии с предъявленной покупателем доверенностью. Ведь при продаже физическим лицам вместо счет-фактуры, накладной и корешка приходного ордера покупателю выдается чек ККМ и товарный чек . С 01.01.02 при покупке за наличный расчет юридическим лицом не взимается налог с продаж .

Пример «правильного» набора первичных документов:

Работник Петров И.И. подал служебную записку и авансовый отчет на сумму 1 000 руб. К ним были приложены:

1) Корешок к приходному ордеру на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб., без НсП (в графе «получено от» значилось «ООО «Сатурн» через Петрова И.И.»;
2) Накладная (в графе «получатель» значилось «ООО «Сатурн»);
3) Счет-фактура на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб., без НсП (в графах «получатель» и «плательщик» значилось «ООО «Сатурн»).

Если покупка совершена в сети розничной торговли и вместо «правильного» набора документов работник представил чек ККМ и товарный («мягкий») чек, то в этом случае решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1) приказ (оформленный до даты оплаты) и 2) служебная записка (составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом).

Возможна ситуация, когда непосредственно в момент сделки полномочия действовать от имени организации у работника отсутствуют. В этом случае руководитель может одобрить ее впоследствии . В этом случае все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде , например, в форме визы руководителя на служебную записке работника.

Правила оформления служебной записки на выдачу денежных средств: образец и особенности заполнения

На разных предприятиях сегодня нередко возникают ситуации, когда сотрудники оказываются, вынуждены писать различные служебные записки (» служебка » — в просторечии), в которых они излагают свои просьбы о возмещении расходов и выдаче определённых сумм.

В нашей статье мы подробно рассмотрим образцы оформления служебных записок о выделении и возврате денежных средств, а также примеры документов для других нужд.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Типы документа по возмещению расходов

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

  1. На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
  2. На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
  3. На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

Назначение

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Общие правила составления

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:

  1. Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.
  2. При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.
  3. Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.
  4. Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Требования к оформлению

Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

  • Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
  • При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
  • Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
  • Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
  • Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
  • Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.

Пример написания

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

  1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
  2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
  3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Служебная записка о возмещении расходов на билеты

Служебная записка на возмещение денежных средств: образец


Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ). Главным условием возмещения предприятием затраченных средств является заранее оговоренное намерение работника использовать свои доходы и имущество для достижения рабочих целей.

В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением.

Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.

Как известно, специфика деятельности организаций широко дифференцируется, и вопросы, связанные с покрытием тех или иных расходов, могут возникнуть по самым разнообразным причинам. Зачастую, ввиду срочности

Служебная записка на оплату транспортных расходов

Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

  • Перечень прилагаемых документов.
  • По центру листа вписывается название.
  • В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  • Дата и подпись сотрудника.
  • В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  • Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.

Образец служебной записки на возмещение расходов

Однако работник должен будет написать дополнительно служебную записку о возмещении расходов.

Денежные средства, выдаваемые в качестве компенсации не подлежат обложению налогом на прибыль.

Служебная записка на возмещение расходов является документом финансовой отчётности и пишется на основании образца, утверждённого внутренним приказом учреждения.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения.

346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп.

5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов: Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.

Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.

Цель командировки. Перечень затрат, которые требуется возместить. Перечень приложений

Служебная записка о компенсации расходов при приобретении билета третьим лицом


Постановление ФАС МО от 1.

На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний.

Письмо ФНС от 1. 6. НК РФ, если с прежнего места работы нет справки 2- НДФЛ.

Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде. Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы.

При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

Образец служебной записки на выдачу денежных средств на разные нужды

ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.

к содержанию ↑ Служебная записка на выдачу денежных средств – образцы:

Государство позаботилось о работниках, которые выезжают в командировки за пределы Российской Федерации, обязав руководство компенсировать им расходы на определенные нужды (статья 168 Трудового Кодекса). Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса. Написав служебную записку, вы сможете добиться выплаты требуемой денежной суммы.

Возмещение проезда до работы служебная записка

Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда? Когда можно признать расходы по оплате проезда Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815):

  1. — дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.
  2. — если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;

Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы.

НДФЛ на основании абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ. А вот оплата проезда сотрудников от места командирования

Образец служебной записки на возмещение расходов

Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет.

Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные. В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.

dtpstory.ru

Таким образом, если командированному лицу по каким-либо причинам нужно было передвигаться по городу на такси, например, перевозя тяжелый или ценный груз, эти расходы можно признать экономически обоснованными и включить в расходы в целях исчисления налога на прибыль.

Необходимо, чтобы работник написал служебную записку с разъяснением о производственной необходимости этих расходов и приложил к ней оправдательные документы.Согласно п.

3 ст. Внимание НК РФ расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в доход работника не включаются и, соответственно, НДФЛ не облагаются (Письма Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, УФНС по г.

Читать еще:  Страховой агент права и обязанности
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector