1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как отправить скан документа по электронной почте — Migranti

Как отправить скан документа по электронной почте — Migranti

Как переслать сканированные документы на электронную почту?

Отсканированный документ Вы сохраняете в файл, лучше всего этот файл сохранять в папке «Мои документы». Файлу даете имя, чтобы легче потом было его искать. Я даю по теме документа. Далее идете в свою электронную почту, в адресной строке вводите нужный адрес, пишете сообщение и к нему прикрепляете документ. У Яндекса это можно сделать через «Прикрепить файлы». Выскакивает окошко, ищите папку «Мои документы»,в ней нужный файл и нажимаете «Открыть». Файл загружается. Если надо выбрать несколько файлов, удерживаете клавишу CTRL, тогда загрузятся все файлы. И нажимаете «Отправить» В Mail.ru аналогично. У некоторых электронных почтовиков прикрепить файл можно, нажав на скрепочку.

Надо чтобы эти документы, то есть их изображения были у вас на компьютере. Например в разделе «видео», «изображения» или в другом месте. И когда вы пишите письмо, то внизу будет: прикрепить файлы. Например в Яндекс Почте: Прикрепить файлы с компьютера, с яндекс диска. Выбираете нужный документ. Прикрепляете файл к письму и всё. Можете его перед отправкой просмотреть.

Прежде всего вам нужно найти, в какой папке у вас лежат сканированные документы. Как правило, это папка под названием «Мои документы».

Заходим в эту папку и переносим документы на рабочий стол.

Посмотрите, ровно ли отсканированы документы. Если нет, то можно сделать обрезку с помощью программы Microsoft Picture Manager.

Далее заходим в свою электронную почту, нажимаем на кнопку «написать письмо». Открывается окно. В появившемся окне находим кнопку «прикрепить файл». Нажимаем на него, выбираем нужные файлы с рабочего стола и загружаем. Теперь остается только напечатать адрес и указать тему письма.

Отправить по почте отсканированный документ

Здесь всё зависит от количества документов и от того, как именно вы сканировали.

Если вы сканировали всё в один файл, то здесь всё просто:

Создаём письмо и нажимаем на кнопку «Прикрепить файл» (значок скрепки).

Затем открываем папку, где лежит данный файл (это зависит от настроек) и прикрепляем его к электронному письму.

Если вы сканировали всё в разные файлы (например, они являются изображениями и имеют формат jpg, bmp и т.п.), то возможны следующие варианты:

  • Можно объединить всё в один файл pdf с помощью специальных онлайн-конверторов. И затем отправить данный pdf-файл.
  • Можно заархивировать все эти сканы и отправить архив. Единственное, нужно быть уверенным, что у адресата на компьютере установлена программа для работы с архивными файлами (например, WinRar).
  • И самый маловероятный вариант — если ваши сканы занимают очень большой объём, то возможно не получится прикрепить их к письму из-за ограничения размеров прикрепляемого файла. В этом случае можно залить их на облачный сервис (наподобие Яндекс Диск), создать ссылку и отправить её в письме.

Сканирование и отправка по e-mail – не лучший способ автоматизации вашего бизнеса

От переводчика: представляем вашему вниманию перевод статьи Ваутера Кулевейна (Wouter Koelewijn), сооснователя широко известной по всему миру компании Xerox, а также генерального директора Y Soft Scanning Division. Автор, будучи прямым сторонником упрощения сканирования на многофункциональных устройствах, объясняет, как устаревшие процессы работы с документами вредят бизнесу. Оригинал статьи читайте на сайте AIIM.

Чтобы повысить производительность, снизить издержки и сократить риск человеческой ошибки, все больше компаний переводят свои бизнес-процессы в электронный вид. Обычно все начинается с автоматизации сканирования документов: после сканирования они отправляются по электронной почте на личный почтовый ящик сотрудника, а затем вручную доставляются в конечный пункт назначения. Это очень плохо сказывается на бизнесе. Ключевой момент «оцифровки» бизнес-процессов в любой компании – это уход от обычного сканера и электронной почты.

Как сканирование и электронная почта уничтожают ваш бизнес

При обычном сканировании и отправке документа по электронной почте все приходится делать вручную. Такой способ работы имеет много ограничений, он устарел и противоречит модернизации, к которой вы стремитесь. Более того, данный подход может навредить вашему бизнесу.

Несоответствие нормам безопасности. Конфиденциальный отсканированный документ, отправленный по электронной почте, можно легко переслать кому-либо вне компании или не тем людям внутри нее. В организациях, где должна строго соблюдаться политика конфиденциальности, обычная человеческая ошибка или злой умысел могут привести к серьезным последствиям.

Разные форматы, качество и имена файлов. Сканеры или многофункциональные устройства нового поколения очень сложно организованы и имеют запутанные системы меню. Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать, какие настройки задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и затрудняет управление цифровым контентом.

Ограничения форматов. Традиционные сканеры создают файл в формате PDF, доступном только для чтения. Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по тексту документа и извлечь из него необходимую информацию. В результате, поиск занимает большое количество времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.

Читать еще:  День увольнения выходной для сотрудника день

Неправильное использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам, что почтовое хранилище стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то удаляет отсканированные документы, отправленные с многофункционального устройства.

Есть ли альтернатива?

Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно искать решения, которые предлагают электронный документооборот со встроенными инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Сокращение ручного труда увеличивает скорость и улучшает точность процесса, а также дает возможность создавать цифровой контент, который легко искать и извлекать. Кроме того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные электронные документы в заранее заданный, проверенный пункт назначения. Этим пунктом может быть облачное хранилище, локально установленная ECM-система или бизнес-приложение. Благодаря проверенному пункту доставки и автоматической маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери цифровых файлов и их попадания не в те руки.

Правильный документооборот без бумаги с помощью DirectumRX.

Что такое автоматизация процессов обработки документов?

Автоматизированные процессы обработки документов – это шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры сканирования, например, качество, имя, формат, а также место хранения документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и делает более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразовывается в удобный формат. Благодаря этому их легко редактировать, искать и извлекать из них нужную информацию. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только к тем бизнес-процессам, в которые они вовлечены, что приводит к упрощению и ускорению работы.

Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников, ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи создают и отправляют отсканированные документы в едином формате. Давайте рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования.

Отсканируй и забудь

В отличие от обычного процесса сканирования, электронный документооборот позволяет пользователю отсканировать документ и больше ни о чем не беспокоиться. Благодаря заранее предопределенному процессу, по нажатию одной кнопки, документ сканируется, сохраняется и, при необходимости, по электронной почте автоматически отправляется сообщение о том, что документ занесен в систему. В таком случае, пользователь просто сканирует документ и не думает о деталях, о которых уже позаботилась система.

Сравните это с простым сканированием и отправкой по электронной почте. На устройстве вам нужно выбрать формат и задать другие настройки в запутанной системе меню. И это приходиться делать каждый раз, когда вы сканируете. Затем надо вернуться на рабочее место, чтобы проверить, пришел ли документ на почту. После этого сохранить его под именем, которое для вас что-то значит (возможно, только для вас и ни для кого другого), на рабочем столе или в сетевой папке. И это повторяется каждый раз, когда вы сканируете. Во многих случаях нужно кому-то отправить электронное письмо, с сообщением о том, что отсканированный документ находится в сетевой папке или в самом письме (и снова – засорение электронной почты). И на каждом этапе нельзя исключать человеческий фактор.

Мало, кто сомневается в том, что обычное сканирование с отправкой по электронной почте является устаревшим, неэффективным процессом с высоким риском человеческой ошибки. Электронный документооборот устраняет эти проблемы. Для любой компании, стремящейся повысить эффективность за счет автоматизации бизнес-процессов, важно избавиться от устаревшего сканирования в электронную почту.

Как отправлять сканированные документы

Очень часто возникают проблемы с отправкой сканированных документов по электронной почте. В данной статье мы рассмотрим почему это происходит и как это лечить.

Почему возникают проблемы:

  • Невозможно указать путь к документам – вы не знаете, куда они сохранились;
  • Невозможно прикрепить файл ввиду большого объема.

Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

  1. Зайдите в свою почту и нажмите на кнопку «Новое письмо» (или «Создать», «Отправить»);
  2. Укажите адрес электронной почты получателя (или адреса нескольких получателей);
  3. При необходимости заполните поля «Тема письма» и «Текст письма» в основных полях;
  4. Под полем основного письма расположена кнопка «Прикрепить файлы» – нажмите на нее и укажите путь к документам. Обычно их также можно прикрепить, перетащив нужный документ или архив из папки в тело письма;
  5. Если объем файлов велик – дождитесь завершения их загрузки и нажмите на кнопку «Отправить».

Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

Читать еще:  Доверенность на тмц выдается на срок

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

Узнать путь сохранения документов можно в настройках вашего сканера. Обычно это персональная папка самого сканера, раздел «Мои документы» или Рабочий стол. Но в некоторых случаях при сканировании указывается другой путь – перейдите в раздел «Настройки» и посмотрите, в какую папку сохраняются сканированные документы. Здесь же можно указать другой, удобный вам путь сохранения.

Поиск нужного документа

Найти нужные документы можно и по заданным именам – откройте окно поиска файлов в меню «Пуск» или в окне «Мой компьютер» (раздел «Поиск: этот компьютер»). Далее введите название документа и перейдите в найденную папку (клик на документ правой кнопкой и клик на пункт выпавшего меню «Показать в папке»).

Если документы имеют слишком большой объем

При невозможности прикрепления документов ввиду большого объема файла – используйте виртуальный диск почты. Почти всегда файлы автоматически загружаются на диск автоматически, но если он переполнен – имеет смысл пользоваться файлообменниками. Вы без труда найдете их в сети. Для того чтобы загрузить файлы добавьте их в архив, нажмите кнопку «Загрузить», выберите созданный архив и нажмите «ОК». По итогам загрузки вы получите ссылку на документ и сможете указать ее в письме. Получатель скачает архив и получит доступ к необходимым документам.

Отправка скана паспорта

Выбор категории

Правомерно ли интернет-магазин требует скан паспорта?

здравствуйте! Мама через интернет приобрела товар, выкупила посылку, но оказалось, что прислали совсем не то. В посылке не было ни накладной, посылка была от частного лица. Посмотрела отзывы на сайтах, оказалось, что эта компания так обманывает . Показать полностью

Деньги в долг

Доброго времени сток Господа! Вопрос наверно из ряда «наивные люди» но все таки. мне предлагают займы (деньги в долг под проценты, без залога) от физического лица без оформление договора у нотариуса это все происходить дистанционно. . Показать полностью

Есть вопрос к юристу?

Безопасно ли отправлять копии документов для потенциального работодателя?

Здравствуйте! Потенциальный работодатель, для проверки службой безопасности просит выслать по электронной почте: 1)СКАН, ФОТО, ЛИБО КОПИЮ ПАСПОРТА ПЕРВАЯ СТРАНИЦА (ПОЛНОСТЬЮ В РАЗВОРОТЕ С НОМЕРОМ И СЕРИЕЙ) 2) СТРАНИЦУ ПРОПИСКИ (ПОЛНОСТЬЮ В . Показать полностью

Риски передачи скана паспорта в сервисе ДелиМобиль

Для регистрации в службе каршеринга Делимобиль требуется обязательное заключение договора в письменном или электронном виде, а также загрузка скан-копии паспорта и водительского удостоверения. При этом в политике обработки персональных данных . Показать полностью

Как быть, если отправила отсканированный заграничный и внутренний паспорта неизвестным людям?

искала работу и не проверив компанию отправила им свои документы. отсканировала загран пасспорт и айдикард.. Что мне теперь делать. Оказывается этой компании не существует .. Знакомые говорят что они продадут мои документы и могут даже на моей . Показать полностью

В чем риск отправки по электронной почте сканов паспорта, СНИЛС и ИНН?

В чем риск отправки по электронной почте сканов паспорта снилс и инн. Работаю во фрилансе, потенциальный работодатель запрашивает эти данные для составления договора

Как можно защитить скан или фото паспорта при трудоустройстве?

Здравствуйте! У меня такой вопрос: При официальном трудоустройстве в компанию, с занятостью по интернету (на дому), требуется от меня отправить работодателю ( в случае приёма на работу) скан копии или фото документов. Честно говоря ,я не в . Показать полностью

Как проверить действительность и правомерность предложения о работе?

Отправил Резюме на вакансию «Стюард/Бортпроводник», Попросили выслать скан паспорта с пропиской и загран.паспорт, для проверки их службой Безопасности, После отправки СКАНА ПАСПОРТА, прислали ВОТ ЧТО Здравствуйте. . Показать полностью

Рисковано ли отправлять скан паспорта по интернету?

Здравствуйте. Рисковано ли отправлять скан паспорта работадателю для трудоустройства? Черевато ли это чем нибудь в случае машейнических действий возможных «лжеработодателей», если они таковыми могут оказаться?

Нужно ли отправлять копии паспорта (без оформления)?

Здравствуйте. Приняли на работу(удалённо на дому) в компанию. Сразу сказали, что оформлять никак не будут. Фирма занимается организацией Тур поездок. После первого дня работы потребовали с меня выслать им на электронную почту копии или сканы . Показать полностью

Запрос паспортных данных на сайте, можно ли их отправлять?

Добрый вечер! сайт shopotam.ru запрашивает паспортные данные и скан копии паспорта для отправки ранее мной заказанной и оплаченной у них посылки! сомневаюсь, стоит ли отправлять эти данные!подскажите как быть!

Как обезопасить себя при отправке копий документов, для получения дистанционного обучения?

Здравствуйте! Нашла обучение дистанционное по повышению квалификацию,но надо отправить сканы документов: Паспорта,диплома о высшем образованием с приложением.законно ли жиг и стоит ли отправлять?как быть в данном случае?

Читать еще:  Узнать наличие имущества у физического лица по инн

Что будет, отправила сканы документов неизвестно кому?

Уважаемые юристы, помогите! Я сегодня совершила великую глупость! Увидела вакансию водителя в юридический отдел, а по телефону продиктовали эл.почту и попросили выслать скан паспорта (первую и прописку), водительское удостоверение и СНИЛС. Я ведь . Показать полностью

Имеют ли право требовать скан паспорта при регистрации на сайте?

имеют ли право, требовать при регистрации на сайте мои паспортные данные к примеру такие сайты на которых исполняют и заказывают услуги, как http://welldone-ural.ru/

Копия страницы паспорта при регистрации

Добрый день! Такой к вам вопрос. На своем сайте я хочу сделать регистрацию пользователей по прописке, т.е одна квартира — один пользователь, в качестве подтверждения я собираюсь требовать скан паспорта с пропиской. И собственно вопрос — законно ли . Показать полностью

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее,
чем искать решение!

Как отправить документы по электронной почте?

Файлы на вашем компьютере могут быть прикреплены к электронному письму и отправляться друзьям одним нажатием кнопки – все, от деловых документов до праздничных снимков

В этом руководстве будет показано, как прикрепить документ к электронной почте с помощью Gmail. Однако вы найдете эту информацию, относящуюся к большинству учетных записей электронной почты.

  • учетная запись электронной почты, настроенная и готовая отправить и получить электронную почту
  • документ, сохраненный на вашем компьютере.

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы отправить документ по электронной почте

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись электронной почты, чтобы вы попали на панель управления (на главной странице) своей учетной записи электронной почты.

Шаг 2: Нажмите «Написать» . Кроме того, вы можете ответить на полученное вами электронное письмо, дважды щелкнув по нему в списке полученных писем, а затем выполните те же действия.

Шаг 3: Как только ваше новое электронное письмо будет открыто, введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому». Затем поставьте заголовок для своей электронной почты в поле «Тема» и введите свое сообщение.

Шаг 4: Нажмите на значок скрепки в нижней части окна компоновки.

Шаг 5: Просмотрите папки Windows, пока не достигнете документа, который вы хотите прикрепить к своей электронной почте. Выделите это, щелкнув по нему, а затем нажмите « Открыть» . Это добавит документ в качестве приложения к вашей электронной почте.

Шаг 6: вы увидите, что ваш документ был прикреплен по электронной почте по имени его файла, появляющегося в синем тексте внизу окна компоновки.

Шаг 7: Если вы хотите прикрепить другой документ, снова щелкните значок скрепки и повторите шаги 4 и 5.

Шаг 8. Когда вы будете готовы отправить свое письмо, нажмите «Отправить».

Mail.ru

Сразу после того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, вам необходимо совершить следующие действия:

  • В левом маленьком окне вы найдете 2 вкладки. Первая отображает количество непрочитанных писем на вашем электронном ящике. Вам необходимо нажать на вторую вкладку под названием «Написать письмо»

.

  • После нажатия на данную вкладку вас перебросит на страницу создания сообщения. В поле «Кому» необходимо указать электронный адрес получателя.

  • Вторая строка под названием «Тема» предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель, взглянув на новое письмо смог определить на какую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Он не должен быть большим, одного слова будет достаточно. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.

  • Чтобы прикрепить файл к сообщению необходимо нажать на вкладку под названием «прикрепить файл». Как и в случае с gmail, вы можете не вбивать текст сообщения, а просто отправить файл.

  • После нажатия на вкладку выскочит окно. Выбираем нужный файл и кликаем по «открыть». После небольшой загрузки файл будет загружен. В отличие от gmail почты, вы можете отправить файл любого размера, в пределах разумного. Чем больше файл — тем больше вам придется ждать пока он загрузится.

  • Если все готово, необходимо нажать на кнопку «Отправить» в левом верхнем углу страницы.

Яндекс

  • Кликаем по клавише «написать» в правом верхнем углу почтового ящика.

  • В выпавшем окне, как и на других почтовых ресурсах, вам будет необходимо указать электронный адрес получателя и тему.

  • Чтобы прикрепить файл к сообщению кликаем на иконку скрепки внизу формы, выбираем необходимый файл, один раз нажав на левую кнопку мыши. В размере файлы вы не ограничены.

  • После того как все готово, кликаем по желтой вкладке пол названием «отправить». Как добавить музыку в фейсбук с компьютера читайте у нас в блоге.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector