1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заполнить штатное расписание образец

Как правильно составить штатное расписание в 2019 году

Что это такое

Штатное расписание, или сокращенно ШР, — это локальный нормативный акт, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Разрабатывается, как правило, на основании унифицированной формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, кроме наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.

Скачать штатное расписание на 2019 год вы сможете ниже, а сейчас поговорим, что оно собой представляет.

Как уже сказано, форма штатного расписания (2019) может быть утверждена по стандартной унифицированной форме, но это не значит, что работодатель стеснен данной формой. Руководитель предприятия может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему. Если он не хочет заниматься разработкой сам, он может поручить это ответственному лицу, например бухгалтеру.

Образец штатного расписания на 2019 год, скачать

Обратите внимание, в рассматриваемом документе в обязательном порядке должны быть:

  • наименование подразделения;
  • наименование должностей;
  • количество штатных единиц;
  • размер оклада;
  • надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя. Если единица есть, она обязательно указывается в форме. Образец заполнения штатного расписания на 2019 год вы сможете увидеть ниже.

Для чего нужно штатное расписание в организации

Данный локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

  • дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
  • используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
  • полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
  • необходим при взаимодействии с проверяющими органами. Его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках: отсутствие может быть рассмотрено как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
  • требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Образец штатного расписания на 2019 год: оформляем по всем правилам

Шаг 1. Заполняем шапку

Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.

Шаг 2. Указываем штатные единицы

Здесь вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание, что если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который дает право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе наименование должности или профессии должны быть строго идентичными профстандарту или списку.

Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

Указываем цифры. Обратите внимание, что если у вас используются только оклады, как, например, в данном образце, то разделы надбавки и компенсации не заполняются. Пускай вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

Шаг 4. Подписываем

Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих сможет расписаться и один, например, тот же бухгалтер.

Шаг 5. Утверждаем

Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

Когда составляется и как внести изменения

Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в случае:

  • переименования структурных подразделений или должностей,
  • изменения оклада,
  • при реорганизации предприятия,
  • в случае сокращения численности или штата работников.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные штатные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению согласно соответствующим статьям ТК РФ.

Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания может быть указана одна из следующих причин:

  • усовершенствование организационной структуры компании;
  • улучшение работы отдельных структурных подразделений;
  • реорганизация компании;
  • расширение или сокращение компании;
  • изменение законодательства;
  • оптимизация организационных процессов;
  • планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
  • устранение дублирования функций.
Читать еще:  Договор по аренде гаража под автомастерскую

Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

Обязательно ли использовать образец штатного расписания

В настоящее время наличие этого документа обязательно, согласно ТК РФ, где оно упоминается дважды: в статье 15, содержащей определение трудовых отношений, и в статье 57, согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция, а именно работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Поэтому образец, как правильно составить штатное расписание 2019 года, вам пригодится в работе.

Штатное расписание: пример заполнения

Штатное расписание: пример заполнения этого обязательного кадрового документа смотрите в статье. Иногда менять штатное расписание приходится в течение года, коснется ли это вас?

Читайте в статье:

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Все документы фирмы или предпринимателя по кадрам можно разделить на обязательные, ситуационные и рекомендованные. Подробнее об этом читайте в таблице 1.

Таблица 1. Формы по кадрам

Документы

Уточнение

– договоры с персоналом;

– правила трудового распорядка;

– правила работы с персональной информацией;

– приказы об отпусках;

– расчетные записки об отпусках;

– табели учета времени работы;

– бумаги о спецоценке условий труда;

– бумаги об охране труда и т.д.

– положение о коммерческеой тайне;

– положение об оплате труда;

– положение о премировании;

– положение об аттестации;

– порядок выплаты надбавок и компенсаций;

– допсоглашения к трудовым договорам;

– договоры о полной матответственности;

– приказы на отзыв из отпуска;

– приказы на отпуск за свой счет;

– приказы на учебный отпуск;

– приказы на декретный отпуск и на отпуск по уходу за ребенком;

– приказы на увольнение;

– приказы о санкциях персоналу и т.д.

– положение о командировках;

– порядок архивации документов;

– инструкции по должностям;

– личные дела и т.д.

Штатное расписание – это условно обязательная кадровая форма. Хотя Трудовой кодекс не обязывает заполнять штатное расписание, его наличие у фирмы или предпринимателя всегда является преимуществом. Благодаря систематизации данных в шаблоне штатного расписания в службе кадров и в бухгалтерии будет актуальная информация о:

  1. Кадровой структуре по должностям, профессиям и специальностям.
  2. Текущей численности персонала.
  3. Размере окладов, надбавок, премирующих и компенсационных выплат и выплат по среднему заработку.
  4. Структуре вакансий.
  5. Размере фонда зарплаты по вакансиям.
  6. Потребностях и перспективах по кадровой численности и фонду зарплаты.

Также на основании сведений из штатного расписания фирме или предпринимателю проще обосновать налоговые льготы, вычеты и расходы на оплату труда, а также охрану труда.

Срок действия этого документа не ограничен, и если кадровая ситуация не менялась, то штатное расписание пересматривать не нужно. Внести изменения в штатное расписание придется, если:

  • изменено название должности;
  • изменен размер должностного оклада;
  • сокращен штат персонала;
  • произошли технологические или организационные перемены и т.д.

В остальных случаях порядок и случаи корректировки штатного расписания устанавливает руководитель.

Шаблон штатного расписания

С 2004 года для штатного расписания был установлен типовой бланк – форма № Т-3. Но сейчас коммерческие фирмы и ИП уже не обязаны пользоваться только унифицированными бланками. Они могут самостоятельно составлять собственные бланки, в том числе шаблон штатного расписания. Однако есть важное условие — включить в бланк «штатки» все реквизиты, обязательные для «первички».

Чтобы изменить типовую форму, руководитель издает приказ – например, такого содержания:

  1. Дополнить наименование графы 3 текстом «Вид поручаемой работы».
  2. Бухгалтеру Крапивиной Н.И. оформить приказ об изменении действующего штатного расписания в срок до 16.07.2018.
  3. Установить действие штатного расписания в новой редакции с 20.07.2018.

Типовое штатное расписание

Чтобы составить штатное расписание, существует типовой алгоритм.

Шаг 1. Внести информацию о в шаблон штатного расписания.

В крупных организациях, как правило, заполнение «штатки» возлагается на отдел кадров. У предпринимателей и в небольших фирмах эту функцию зачастую выполняет бухгалтер. Однако в любом случае штатное расписание делают только в одном экземпляре на весь кадровый состав. При этом следует учесть планы фирмы или ИП по найму сотрудников для выполнения ближайших производственных задач.

Читать еще:  С какого момента открывается наследство

Шаг 2. Заверить заполненное штатное расписание.

«Штатку» подписывают ответственный кадровый сотрудник и главбух. Если штатное расписание большое и составлено на нескольких страницах, главбух может расписаться на каждой странице и в конце «штатки».

Шаг 3. Утвердить штатное расписание.

Для этого издают специальный приказ руководителя, датированный днем, с которого действует «штатка».

Шаг 4. Ознакомить персонал со штатным расписанием.

Штатное расписание не регулирует напрямую работу сотрудников. Поэтому данный шаг алгоритма обязателен, только если в локальном документе фирмы или предпринимателя закреплено ознакомление сотрудников со «штаткой». В остальных случаях достаточно внести кадровые сведения по каждому сотруднику в его трудовой договор, подписание которого и является ознакомлением.

Заполнение штатного расписания

Если на момент набора персонала штатное расписание уже действует, то в трудовых договорах, трудовых книжках и остальных кадровых бланках должности и оклады должны полностью соответствовать данным штатного расписания. В противном случае сотрудники, обратившись за госструктуры за медицинскими, социальными или пенсионными выплатами, не смогут их оформить.

Правила заполнения штатного расписания по графам приведены в таблице 3.

Таблица 3. Образец заполнения штатного расписания

Как оформить штатное расписание без ошибок: все нюансы и образец заполнения формы Т-3

Штатное расписание – это документ, в котором отражается численность сотрудников, их распределение по должностям и причитающаяся им оплата.

Данный документ общепринятой формы Т-3. Он применяется в организациях различного ранга: ООО, ИП и бюджетных учреждениях. Это «помощник» в планирование затрат на оплату труда и организации кадровой работы. Он служит основанием для сокращения штатных единиц и защиты интересов организации в суде, в случае претензий по причине увольнения. Главное знать, как правильно составить этот документ на предприятии, какие графы он содержит, что именно требуется в них написать и кто из сотрудников организации должен его оформить.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Порядок и правила составления

Обязательно ли это?

Ситуация двоякая. С одной стороны ни в ТК РФ, ни в других актах не указано, что штатное расписание обязательно. С другой стороны в ряде законов упоминается необходимость наличия локального нормативного акта, коим и является штатное расписание, например, в ст.87 ТК (подробнее о том, является ли штатное расписание локальным нормативным актом, рассказано здесь).

Во многих организациях используют штатное расписание формы Т-3, утвержденное Постановление №1 Госкомстата от 05.01.04 г. Причины: удобство в использовании и привычка. Но для «особых» учреждений предусмотрены индивидуальные формы.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

К таким организациям относят:

О том, обязательно ли составлять штатное расписание, говорится в отдельном материале.

Чем регулируется?

При заполнении формы Т-З вам могут пригодиться следующие нормативные акты:

  1. Графа 3 – наименование должностей. Согласно ст. 57 ТК РФ, если предусмотрены компенсации и льготы, названия должностей должны соответствовать квалификационным справочникам. К ним относят Общероссийский классификатор ОК 016-94 (Постановление Госстандарта №367 ОТ26.12.94)и квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда №37 ОТ 21.08.98).
  2. Графа 4 – число штатных должностей. Тут поможет Постановление Госкомстата №1 от 05.01.04.
  3. Графа 5 – заработная плата по тарифной ставке. Согласно ст. 22 ТК лица одной квалификации должны оплачиваться одинаково. Но если они трудятся в разных структурных подразделениях, тогда это правило не работает. Согласно же Письму Роструда №1111-6-1 от 27.04.2011 можно использовать надбавки и доплаты, как инструменты внесения корректировок в заработную плату рабочих с одинаковой квалификацией.
  4. Графы 6-8 – надбавки. Заполняются согласно ст.132 ТК РФ.

Статья 132 ТК РФ. Оплата по труду

Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.

Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.

Кто на предприятии должен заниматься оформлением?

В действующем законодательстве нет прямых распоряжений, кто должен составлять штатное расписание. Тем не менее, существуют рекомендации. Согласно Распоряжению Минтруда № 37 от 21.08.98 оформлением штатного расписания и документации этого ранга должен заниматься экономист по труду.

Читать еще:  Задаток или аванс при покупке квартиры образец расписки

Но не на каждом предприятии предусмотрена эта должность, поэтом руководитель вправе самостоятельно определиться с кандидатурой, в чьи обязанности будет входить заполнение бланка Т-3. Для этого издается приказ. Чаще всего выбор падает на работников отдела кадров или бухгалтера планово-финансового отдела.

Ниже покажем, как сделать новый проект штатного расписания, а также приведем пример, как правильно его заполнять с фамилиями и должностями сотрудников.

Как правильно заполнить?

Штатное расписание состоит из 10 граф. Готовый заполненный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Печать не ставится. Законом не регламентируется частота составления данного документа.

Работники предприятия вправе ознакомиться с данным документом только в случае, если это прописано в коллективном договоре. При необходимости в штатное расписание вносятся изменения через издание приказа. А теперь о правилах заполнения бланка по пунктам.

Шапку

В шапке документа должна быть внесена такая информация:

  • Наименование организации. Здесь название должно соответствовать учредительным документам вплоть до буквы.
  • Код по ОКПО. Оно должно соответствовать информационному письму органа государственной статистики.
  • Номер документа. Если «штатка» оформляется впервые, тогда ставите «1». В ином случае, ставите порядковый номер.
  • Дата составления – дата, когда составлялся документ.
  • На период. Чаще всего, штатное расписание составляет на год. Начальная – дата, когда оно вступает в силу. Если действие документа не ограниченное, тогда заполняется только дата ввода.
  • Утверждение документа – указываете номер и дату приказа, которым было утверждено штатное расписание. «Утверждено приказом организации от «__»_________20__ № ___».

Наименование

В графу №1 вносятся все структурные подразделения предприятия, как внешние (филиалы, представительства), так и внутренние (отделы, цеха).

Лучше всего вносить данные согласно иерархии, то есть начиная с административного состава предприятия и заканчивая обслуживающим персоналом.

Все названия, не зависимо от наименования графы, должны быть в именительном падеже.

Графа №2 отражает числовое обозначение каждого из структурных подразделений предприятия. Нумерация определяется самостоятельно.

О том, какие коды проставляются подразделениям в штатном расписании, рассказано здесь.

Должность

Графа №3 заполняется также в иерархическом порядке, начиная с руководящих должностей. Если для определенной должности предусмотрены компенсации или льготы, тогда ее название должно соответствовать специальному справочнику (ст. 57 ТК).

Число штатных должностей

Количество штатных должностей не обязательно должно соответствовать численности рабочих. Так как на одной должности могут работать несколько трудящихся.

Пример 1:

На должности уборщицы работают 2 человека по 4 часа, значит, указывается цифра 1.

Также не обязательно указывать целые числа. Они применяются для служащих, работающих на полной ставке. Неполные числа предусмотрены для совместителей.

Пример 2:

В штате предприятия числится 1 бухгалтер на полной ставке и еще один на половине. В этом случае в графе 4 пишут 1,5.

Еще один нюанс. Здесь отражают не только актуальные штатные единицы, но и вакансии. Прием сотрудников возможен только при наличии вакантного места в штатном расписании.

Заработная плата

В графе 5 указывается месячная заработная плата или оклад. В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Сумма должна соответствовать тарифной ставке и тарифной сетке. У лиц с одинаковой квалификацией суммы должны быть одинаковыми. Отражается сумма исключительно в рублевом эквиваленте.

О том, как отразить тарифные ставки в документе и какими они бывают, читайте тут.

Надбавки

Под отражение надбавок отведено целых 3 графы: 6-8. Они могут быть в денежном, процентном выражении или в виде коэффициента. Допустим смешенный вариант. Все надбавки устанавливаются работодателем. Для установления надбавки вносятся соответствующие указания во внутренний трудовой распорядок, трудовой договор. Издается соответствующее распоряжение или приказ.

Все указанные цифры в графах 6-8, должны соответствовать цифрам, указанным в вышеупомянутых документах.

Суммы зарплаты и надбавки

В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Она может быть в рублях или процентном выражении. Если оклад в рублях, а надбавки в виде коэффициента, тогда здесь ставится прочерк (в графе 10 пишете разъяснения и ссылки на документы, предусматривающие эти начисления).

Оформление штатного расписания в коммерческих организациях не обязательно. Но все же не стоит его игнорировать. Штатное расписание – это удобный инструмент. С его помощью можно планировать затраты на оплату труда, узнать есть ли вакантные места, кому положены надбавки, ознакомиться с иерархией предприятия и обосновать сокращение штата.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector